|
A legtöbb munkavállalónak ismert napi feladat, bemegy a munkahelyére, egy jelenléti ívre vagy valamilyen táblára, dokumentumba beírja az érkezés idejét, majd távozáskor szintén. Teszi ezt szinte minden egyes nap, még akkor is, ha az időpontok mindig ugyanazok. Van-e baj ezzel? Lehet. Van-e egyszerűbb, pontosabb és hatékonyabb megoldás? Van!
Az Mt. a munkáltatók kötelezettségeként írja elő a munka- és pihenőidő nyilvántartásának vezetését, így a rendes és rendkívüli munkaidő, a készenlét, a szabadságok naprakészségét, tartamát. Egyenlőtlen munkaidő-beosztás esetén ez fokozott figyelmet igénylő feladat, hiszen a beosztott munkaidő és annak mértéke akár naponta változhat. Talán nem véletlen, hogy a munkaügyi ellenőrzések egyik allergikus pontja, a munkaidő-nyilvántartás vezetése, egyáltalán a megléte, naprakészsége és valóságtartalma.
A munkáltató persze a munkaidő-nyilvántartás vezetését rábízhatja a munkavállalóra vagy kijelölhet felelős személyt annak vezetésére, de a jogszabályi felelősség alól kibújni nem tud azzal védekezve, hogy a munkavállaló vagy megbízott személy trehány volt. Tetszik vagy sem, ez van. Ráadásul, ha a dolgozó „csak úgy” beír munkaidő-adatokat, akkor a bérszámfejtő a haját tépi majd, a munkáltató fizet esetleg olyan időért, amiért nem kéne, káoszba fulladhat minden egyes hónap lezárása.
No és akkor most mit csináljak? Mit tegyek? Van-e egyszerűbb, jobb és pontosabb megoldás a papír vagy excel alapú munkaidő-nyilvántartások, jelenléti ívek vezetésénél?
Megnyugtatlak. Van!
Nem titok, hogy viszonylag sok felhőalapú online munkaidő-nyilvántartás létezik. Az, hogy melyiket választod a Te döntésed. Hit, bizalom, google-találat és talán anyagi kérdés. Pénzben mérhetően a baj akkor van, ha egy munkaügyi ellenőrzés után jön a bírság, ami többszöröse lehet egy jól vezetett online munkaidő-nyilvántartásért kifizetett összegnek.
Ebben a blogban leírtuk, hogyan kezdd el a webes-munkaidő használatát. Ez is egy alternatíva.
Szerencsére a törvény rögzíti az adminisztrációt könnyítő egyszerűbb lehetőséget a munkaidő-nyilvántartására. A munkáltatónak legalább egy héttel vagy százhatvannyolc órával korábban írásban kell közölnie a munkavállalóval a munkaidő-beosztást. A közlés történhet elektronikus dokumentumban, kifüggesztett táblán vagy a munkavállalónak szóló írásos tájékoztatóval. Úgy általában, a helyben szokásos módon. Ez egy tervezett beosztás és csak változás esetén kell belenyúlni, módosítani pl. rendkívüli munkavégzés vagy távollét esetén. Amennyiben a változást a munkáltató naprakészen vezeti, úgy ezt a beosztást tekinthetjük munkaidő-nyilvántartásnak is egyben. Mindenképpen jó, ha ez a nyilvántartás kezeli, illetve tartalmazza a készenlét és a szabadság adatait is és azokat nem kell külön vezetni.
Nézzük hét pontban, hogyan is tedd a gyakorlatban:
- Jelölj ki egy felelős személyt!
Ne bízd a munkaidő-nyilvántartását közvetlenül a munkavállalóra! Ha mint munkáltatónak erre nincs időd, energiád, akkor mindig legyen legalább egy megbízható személy, aki a naprakészséget nyilvántartja, az adatokat ellenőrzi, mielőtt a bérszámfejtőhöz kerül.
- Használd az online kommunikációt!
Egy nyilvántartó program tudjon e-mailben értesíteni munkavállalót vagy munkavállalói csoportokat a beosztásról, esetleges rendkívüli munkaidő elrendeléséről. Mindezt naplózva, hogy visszakereshető legyen egy vitás kérdés esetén.
- Mindig a valós időket tartsd nyilván!
Hosszútávon mindenki jobban jár a ténylegesen ledolgozott idők nyilvántartásával. Ez, egy program használatával sem plusz időt, sem többletköltséget nem jelent. A munkáltató és munkavállaló is biztos lehet abban, hogy miért és mennyi munkabért kap, illetve ad, ráadásul statisztikai kimutatások is készülnek. Egy esetleges ellenőrzésről már nem is beszélve…
- Használj munkaidőkeretet!
Ha eddig még nem alkalmaztad, nézz utána! Egyenlőtlen munkaidő-beosztásnál kifejezetten előnyös lehet és nemcsak a munkáltató számára!
- Tartsd nyilván a pihenőidőket!
Papír alapon ezt igencsak nehéz kivitelezni, de egy megfelelő program segítséget ad, hogy megfelelj a törvényi szabályozásnak és egy jól megtervezett beosztással a munkavállaló is érezheti lojalitásodat.
- Tervezz előre!
Legyen az munkaidő, szabadság vagy bármilyen előre látható távollét, mindenki nyugodtabban végzi a munkáját és akár több hónapra előre is tervezhetővé válik a nagyobb forgalom optimalizálása vagy a dolgozói pihenés biztonsága.
- Használj online nyilvántartóprogramot!
Egy programban több olyan paraméter van, amit a cégedre tudsz szabni és ezzel gyorsabban, pontosabban tudsz beosztásokat készíteni, a beosztástól eltérő módosulásokat rögzíteni, a bérszámfejtésre valós időadatokat küldeni.
|