Tervezz munkaidő nyilvántartást egyszerűen, gyorsan és költséghatékonyan!

Update: 2019-03-29 14:40:12

A legtöbb munkavállalónak ismert napi feladat, bemegy a munkahelyére, egy jelenléti ívre vagy valamilyen táblára, dokumentumba beírja az érkezés idejét, majd távozáskor szintén. Teszi ezt szinte minden egyes nap, még akkor is, ha az időpontok mindig ugyanazok. Van-e baj ezzel? Lehet. Van-e egyszerűbb, pontosabb és hatékonyabb megoldás? Van!

Az Mt. a munkáltatók kötelezettségeként írja elő a munka- és pihenőidő nyilvántartásának vezetését, így a rendes és rendkívüli munkaidő, a készenlét, a szabadságok naprakészségét, tartamát. Egyenlőtlen munkaidő-beosztás esetén ez fokozott figyelmet igénylő feladat, hiszen a beosztott munkaidő és annak mértéke akár naponta változhat. Talán nem véletlen, hogy a munkaügyi ellenőrzések egyik allergikus pontja, a munkaidő-nyilvántartás vezetése, egyáltalán a megléte, naprakészsége és valóságtartalma.

A munkáltató persze a munkaidő-nyilvántartás vezetését rábízhatja a munkavállalóra vagy kijelölhet felelős személyt annak vezetésére, de a jogszabályi felelősség alól kibújni nem tud azzal védekezve, hogy a munkavállaló vagy megbízott személy trehány volt. Tetszik vagy sem, ez van. Ráadásul, ha a dolgozó „csak úgy” beír munkaidő-adatokat, akkor a bérszámfejtő a haját tépi majd, a munkáltató fizet esetleg olyan időért, amiért nem kéne, káoszba fulladhat minden egyes hónap lezárása.

No és akkor most mit csináljak? Mit tegyek? Van-e egyszerűbb, jobb és pontosabb megoldás a papír vagy excel alapú munkaidő-nyilvántartások, jelenléti ívek vezetésénél?

Megnyugtatlak. Van!

Nem titok, hogy viszonylag sok felhőalapú online munkaidő-nyilvántartás létezik. Az, hogy melyiket választod a Te döntésed. Hit, bizalom, google-találat és talán anyagi kérdés. Pénzben mérhetően a baj akkor van, ha egy munkaügyi ellenőrzés után jön a bírság, ami többszöröse lehet egy jól vezetett online munkaidő-nyilvántartásért kifizetett összegnek.
Ebben a blogban leírtuk, hogyan kezdd el a webes-munkaidő használatát. Ez is egy alternatíva.

Szerencsére a törvény rögzíti az adminisztrációt könnyítő egyszerűbb lehetőséget a munkaidő-nyilvántartására. A munkáltatónak legalább egy héttel vagy százhatvannyolc órával korábban írásban kell közölnie a munkavállalóval a munkaidő-beosztást. A közlés történhet elektronikus dokumentumban, kifüggesztett táblán vagy a munkavállalónak szóló írásos tájékoztatóval. Úgy általában, a helyben szokásos módon. Ez egy tervezett beosztás és csak változás esetén kell belenyúlni, módosítani pl. rendkívüli munkavégzés vagy távollét esetén. Amennyiben a változást a munkáltató naprakészen vezeti, úgy ezt a beosztást tekinthetjük munkaidő-nyilvántartásnak is egyben. Mindenképpen jó, ha ez a nyilvántartás kezeli, illetve tartalmazza a készenlét és a szabadság adatait is és azokat nem kell külön vezetni.

Nézzük hét pontban, hogyan is tedd a gyakorlatban:

  1. Jelölj ki egy felelős személyt!

Ne bízd a munkaidő-nyilvántartását közvetlenül a munkavállalóra! Ha mint munkáltatónak erre nincs időd, energiád, akkor mindig legyen legalább egy megbízható személy, aki a naprakészséget nyilvántartja, az adatokat ellenőrzi, mielőtt a bérszámfejtőhöz kerül.

  1. Használd az online kommunikációt!

Egy nyilvántartó program tudjon e-mailben értesíteni munkavállalót vagy munkavállalói csoportokat a beosztásról, esetleges rendkívüli munkaidő elrendeléséről. Mindezt naplózva, hogy visszakereshető legyen egy vitás kérdés esetén.

  1. Mindig a valós időket tartsd nyilván!

Hosszútávon mindenki jobban jár a ténylegesen ledolgozott idők nyilvántartásával. Ez, egy program használatával sem plusz időt, sem többletköltséget nem jelent. A munkáltató és munkavállaló is biztos lehet abban, hogy miért és mennyi munkabért kap, illetve ad, ráadásul statisztikai kimutatások is készülnek. Egy esetleges ellenőrzésről már nem is beszélve…

  1. Használj munkaidőkeretet!

Ha eddig még nem alkalmaztad, nézz utána! Egyenlőtlen munkaidő-beosztásnál kifejezetten előnyös lehet és nemcsak a munkáltató számára!

  1. Tartsd nyilván a pihenőidőket!

Papír alapon ezt igencsak nehéz kivitelezni, de egy megfelelő program segítséget ad, hogy megfelelj a törvényi szabályozásnak és egy jól megtervezett beosztással a munkavállaló is érezheti lojalitásodat.

  1. Tervezz előre!

Legyen az munkaidő, szabadság vagy bármilyen előre látható távollét, mindenki nyugodtabban végzi a munkáját és akár több hónapra előre is tervezhetővé válik a nagyobb forgalom optimalizálása vagy a dolgozói pihenés biztonsága.

  1. Használj online nyilvántartóprogramot!

Egy programban több olyan paraméter van, amit a cégedre tudsz szabni és ezzel gyorsabban, pontosabban tudsz beosztásokat készíteni, a beosztástól eltérő módosulásokat rögzíteni, a bérszámfejtésre valós időadatokat küldeni.

 

online munkaidő-beosztás, munkaidő-nyilvántartás készítés, munkaidő beosztás tervező

A webes munkaidő-nyilvántartás egy ilyen program.


Mások ezeket olvasták még:


Így kezdd el a webes munkaidő-nyilvántartás vezetését! | Bármilyen program használata során az egyik legnehezebb, a „hogyan is kezdjem el”. A kezdőlépések s [...]

Kategória: Nyilvántartást érintő


Így vezess be egy munkaidő-nyilvántartó rendszert | Amikor a papír alapú nyilvántartás kezd nehézkessé válni és az excel táblák is csak félmegoldást jel [...]

Kategória: Nyilvántartást érintő


Jelenléti ív vagy munkaidő nyilvántartás online? | Valós kérdésként fogalmazódhat meg egy-egy munkáltatóban, hogy jó-e vagy alkalmas-e egyáltalán a mai [...]

Kategória: Nyilvántartást érintő


ARCHÍVUM

MUNKAIDŐ BLOG

A Munkaidő Blogon a beosztással, munkaidővel, nyilvántartással kapcsolatos cikkeket olvashatsz. Vannak olyan témák amelyek egészen egyértelműek és vannak olyanok amelyekről még a jogászok is eltérően vélekednek. Bár minden témának igyekszünk legjobb tudásunk szerint utnajárni előfordulhat, hogy találkozol az itt leírtaktól eltérő állásponttal, főleg a jogszabályok értelmezését illetőleg. Mielőtt alkalmazol egy jogszabályt alaposan utána kell járnod az rád, a Te cégedre milyen formában vonatkozik. A blogban leírtak nem irányadóak, csupán a szezők álláspontját tükrözik.