Így vezess be egy munkaidő-nyilvántartó rendszert

Update: 2022-02-09 09:28:16

Amikor a teljes céget érintő változásokat próbálsz bevezetni, sokszor előre nem látható problémákkal szembesülhetsz. Ebben a cikkben megpróbáltuk összeszedni milyen lépései lesznek ennek és mire kell odafigyelned annak érdekében, hogy sikeres legyen egy nyilvántartó szoftver bevezetése. Nem akarom az idődet rabolni, ezért egyből itt egy felsorolás, ami kijelöli az utat egy könnyebb világba, legalábbis ami a beosztás, munkaidő, szabadság és egyéb munkaidőhöz kapcsolódó nyilvántartásaidat illeti. Ha csak ezt átnézed, már előrébb vagy, de lentebb kifejtem, hogyan értelmezd a listát.

1. Elhatározás

2. Projekt felelős kijelölése

3. Munkahelyek kialakítása

4. Munkarendek kialakítása

5. Szoftver kiválasztása

6. Alapadatok feltöltése

7. Tesztelés

8. Munkatársak oktatása

9. Használatba vétel

 Jól látod, nem a szoftver kiválasztásával kell kezdened! Ha nem tudod pontosan mit szeretnél látni a nyilvántartásodban, azt fogod kapni amit a szoftverfejlesztő el akar adni neked. Így lehet, hogy csak később derül majd ki, hogy a megvásárolt rendszer nem rendelkezik számodra fontos funkciókkal. Szóval nézzük csak szépen sorjában, kezdjük az elején.

1. Az elhatározás

A változtatás mindig nehéz. Érik a gondolat, hogy ami most van az nem jó vagy nem jogszerű. Váltani kellene! Elhatározod, hogy lépsz ez ügyben és azzal szembesülsz, hogy a munka-törvénykönyve egy rakás olyan határt szab amit eddig nem is tudtál vagy nem tudtad betartani. Nem tudod ezt a jövőben, hogyan fogod csinálni. Egy munkajogásztól hallottam egyszer, hogy az Mt.-ből minden levezethető és mindennek az ellenkezője is. Persze, ezt csak ironikusan mondta és vannak az Mt-ben egyértelmű dolgok, de azért el lehet benne veszni rendesen. Amikor azt érzed, hogy a papír jelenléti ív vagy az excel tábla már kevés, a feldolgozása annyira macerás, hogy egy kolléga vagy a bérszámfejtő órákat-napokat tölt az adatok összehalászásával, na akkor jött el az idő, amikor az elhatározásod megérett a továbblépésre. Amit tudnod kell, hogy a dolgozók többsége nem érti az Mt.-t, legnagyobb részük úgy vesz részt a munkaerőpiacon, hogy még életében nem olvasta és értelmezte a rá és a munkáltatóra vonatkozó jogszabályokat. Ebből kifolyólag, minden ami felborítja a megszokott "rendet" hivatalból üldözendő a szemükben. Jól gondolod, hogy néhány kollégával meg kell majd értetni, hogy egy nyilvántartás nem csak a cég érdeke hanem a munkavállalóé is. A tapasztalatunk szerint amikor a dolgozók látják, hogy egy online munkaidő nyilvántartással nem több, hanem éppen ellenkezőleg jóval kevesebb problémájuk van mint a régi papíros, aláírós rendszerekkel, akkor egy idő után már nemhogy ellenkeznek a használata miatt, inkább megszeretik. Főleg ha van hozzá megfelelő support. Hm... nálunk van, nem is akármilyen...

 

2. Projektfelelős kijelölése

Azok a szoftverek amelyek piaci igényeket elégítenek ki, úgy értem azok amelyek a cég termelékenységében vesznek részt, szóval ezeket a cégnél több dolgozó is használja és lehet, hogy többen szakértők is a szoftver tekintetében. Hát, a munkaidő-nyilvántartás az nem ilyen lesz! A munkaidő-nyilvántartás az jogszabályi kötelezettséget elégit ki és mint ilyen nem várható el minden munkatárstól, hogy pontosan kiismerje magát benne. A bérszámfejtőd (ha külsős is) lesz a legfőbb támaszod, de rajta kívül kell egy ember, aki Te magad is lehetsz, aki átlátja a célokat, eszközöket és nem utolsó sorban az Mt-t. Legalább annyira, hogy a munkavállalókat segíteni tudja a szoftver használatban. Ez a személy tartja a kapcsolatot a szoftverfejlesztő céggel, ha dolgozói kérdés merül fel, akkor megkeresi a válaszokat a miértekre. Mi a szoftver bevezetésekor ugyanúgy adunk melléd egy dedikált kollégát a mi részünkről, mint ahogyan Te is adsz mellénk egyet a csapatodból, akivel egyeztetni lehet. Ez az együttműködés kulcsfontosságú része! Ne gondolj nagy dolgokra, senkit nem kell külön ezért alkalmaznod, mindössze kell, hogy a projektednek legyen egy gazdája. Ez fontos!

 

3. Munkahelyi csoportok kialakítása

Több száz dolgozót nem lehet hatékonyan kezelni szabályok nélkül! Ezt gondolom cégvezetőként tapasztalod minden nap. Munkaidő tekintetében sem lehet ömlesztve nyilvántartani mindenkit, vagyis lehet csak nem érdemes. Minden cégnél vannak munkahelyi csoportok, a csoportoknak vannak vezetői, akik döntéseket hoznak, szabadságolásokat engedélyeznek. A csoportok különböző munkarendben dolgoznak. Az irodában általános munkarendben, a műhelyben lehet, hogy két műszakban. De ha nincs több műszak akkor is a csoportokban való kezelés a legjobb módszer arra, hogy nyilvántarts akár 50-100 dolgozót is. A csoportokra szabályok vonatkoznak, a szabályokat Te alkotod az Mt-vel összhangban, a csoportvezetők pedig betartatják a munkavállalóval. Mi adunk hozzá egy rendszert amiben mindezt kezelni tudod, hatékonyan automatizmusokkal.

 

4. Munkarendek kialakítása

Nem lenne jó, ha minden dolgozónak hónapról - hónapra, mindig egyesével meg kellene írni a beosztását. Természetesen vannak esetek amikor bele kell nyúlni a beosztásba és egyedileg kell beállítani valamit. De a munkarend szabályokkal nagymértékben lehet automatizálni. Ez főleg a beosztástervezés szakaszában fog jól jönni, amikor a teljes állomány beosztásának legenerálása néhány másodperc lesz. Akkor lesz jó a nyilvántartásod, ha munkarendet, akár egyedi munkarendet rendelhetsz csoporthoz vagy dolgozóhoz. A munkarend meghatározza, hogy az adott csoport vagy személy általában véve mikor kezd mikor végez, mennyi a pihenő ideje, milyen keretben dolgozik stb. Ha ezeket a paramétereket sablonként tudod használni, már az első hónapban érezni fogod a különbséget a régi papíralapú jelenléti ívhez képest.

 

5. Szoftver kiválasztása

Sok cég csak a papíros jelenléti ívet akarja kiváltani valamilyen elektronikus megoldással. Az első kérés sokszor csak annyi, hogy ne kelljen naponta töltögetni a jelenléti ívet és ne kelljen hónap végén begyűjteni azt a dolgozóktól. De mire a szoftver kiválasztására kelül a sor már tudni fogod mit szeretnél. Létszám, munkarend, csoportok, pihenőidő, munkaidőkeret, szabadság tervezés, beosztás és (nem vagy) munkaidő nyilvántartása... stb. A számodra fontos szempontokat keresd, ne akard a korábbi gyakorlatodat lemodellezni, hiszen pont azt akarod leváltani.

 

6. Alapadatok feltöltése

Eddig megvagyunk, nem lenne jó ha egyesével kellene feltölteni 300 dolgozó adatait. Kicsit a szoftver kiválasztás része, hogy tudjon már valamilyen importot kezelni. Szóval jó esetben ez csak egy pár kattintás. Ha már azzal napokat kell eltölteni, hogy valaki felvigye az alap dolgozói törzsadatokat, akkor ott más baj is lesz.

 

7. Tesztelés

Kérj demót, teszteld, tölts be valós adatokat, nézd meg a múlt hónapot, hogyan láttad volna a programban. Generálj beosztást, próbáld ki a múltban nálatok előforduló problémás eseteket. 
Bevonhatsz kollégákat, de itt még ne szabadítsd rá a dolgozókra a nyilvántartást. Egyeztess a bérszámfejtővel. Mutasd meg neki az export fájlokat, nézze meg, hogy tud-e velük dolgozni. Ha kell a bérszámfejtő külön beszéljen a szoftver forgalmazóval, hogy biztosan minden adat meglegyen hónap végén, amire szüksége van és abban a formátumban amit ő kezelni fog tudni.

 

8. Munkatársak oktatása

Nehéz egy olyan szoftvert oktatni, amivel Te is csak most ismerkedsz. A szoftver forgalmazója tud ebben segíteni. Ma már nem ritka az online oktatás, inkább a személyes lett az opcionális. Az a legjobb, ha a support részeként megoldható. A munkavállalóknak akik legtöbbször csak a beosztást nézegetik benne, sok oktatásra általában nincs szükségük. Mivel az online munkaidő-nyilvántartó rendszerek használata is legtöbbször jogosultsági szintekhez vannak kötve, ezért a betekintést engedő jogosultságok általában faék egyszerűségűek, pont azért, hogy oktatni csak azt kelljen aki módosításokat hajt végre  a rendszerben.

 

9. Használatba vétel

Használat közben tényleg a support az ami a legfontosabb. Ne kelljen napokat várni a fejlesztő válaszára, ha küldtél egy e-mailt. Ha lehet, legyen valaki akit felhívhatsz telefonon, ha kérdésed van. Mivel az Mt. nem változik mindennap, idővel úgyis az lesz, hogy kialakul a cégnél a megszokott használati mód, amit elfogadnak a kollégák is.

 

Keress minket bátran, ha ezt a folyamatot szeretnéd a szoftver gyártója által aktívan támogatva kipróbálni.


Mások ezeket olvasták még:


Délelőtt, Délután, Éjszaka! Így használd a műszakbeállításokat egyszerűen! | Amikor a dolgozóid a különböző munkahelyi csoportokon belül eltérően jönnek dolgozni, akkor még a be [...]

Kategória: Nyilvántartást érintő


Heti pihenőnapok és Munkaidő naptár 2021 | A Magyar Közlönyben megjelent a 14/2020. (V. 13.) ITM rendelet a 2021. évi munkaszüneti napok körüli [...]

Kategória: Hírek, aktualitások


Növekedett a munkaügyi bírságok száma | 2019. januárjában jelent meg a Pénzügyminisztérium munkaügyi főosztályának jelentése amely a 2018. I [...]

Kategória: Hírek, aktualitások


ARCHÍVUM

MUNKAIDŐ BLOG

A Munkaidő Blogon a beosztással, munkaidővel, nyilvántartással kapcsolatos cikkeket olvashatsz. Vannak olyan témák amelyek egészen egyértelműek és vannak olyanok amelyekről még a jogászok is eltérően vélekednek. Bár minden témának igyekszünk legjobb tudásunk szerint utnajárni előfordulhat, hogy találkozol az itt leírtaktól eltérő állásponttal, főleg a jogszabályok értelmezését illetőleg. Mielőtt alkalmazol egy jogszabályt alaposan utána kell járnod az rád, a Te cégedre milyen formában vonatkozik. A blogban leírtak nem irányadóak, csupán a szezők álláspontját tükrözik.